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有效會議管理

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有效會議管理
張錫民 教授
引子案例:聯想會議制度的歷史意義

引子問題:回答問題并討論
.有效開會的八原則
1.
要準時出席并遵從會議規則
1
)準時是高效率的表現
2
)準時是誠信的象征
3
)準時并遵從會議規則是對他人的尊重
4
)準時并遵從會議規則是企業文化的體現
案例:西點軍校的故事
案例:某知名公司的軍訓
5
)常見會議規則
案例:某知名公司的培訓會
2.
主持人要控制會議的時間和氣氛
1
)主持人最好不是主要領導人
2
)主持人必須牢記會議的時間范圍(時間成本)
案例:開會的成本
3
)主持人必須善于控制會議的方向和氣氛
運用提問技巧
提問游戲:黑板猜字
3.
很好地做準備工作,采納建設性的意見
1
)做好會議內容的預熱,預先通知會議主題
案例:遵義會議
2
)做好資料印制、文件分發
3
)征求相關人員的良好建議并采納
4.
不能在會上固執己見,避免爭吵
1
)積極發表意見
2
)積極反思觀點的不同之處
3
)參與表決
4
)保留自我意見,尊重會議決議
案例:周恩來、陳云參加會議
案例:一位著名散文家的精彩描述
例:富蘭克林的著名自述
小組討論:你是否有愛爭辯的毛病?以上案例受到什么啟發?
5.
決議要有成果
1
)一定要形成會議決議
2
)一般情況下,按多數人的意見作出決議
3
)決議要當場確認
4
)形成會議紀要
案例:某咨詢公司開會
6.
不要中途退席
1
)中途退席的危害
2
)封閉式會議
7.
領導人立場中立,化解矛盾
1
)領導人不首先發言或表態
2
)領導人要帶動討論,激發創意
3
)領導人要化解矛盾,不打擊不同意見者

4
)領導人要適時總結;
5
)領導人要貫徹多數原則
案例:真理往往在少數人手里
案例:列寧的布爾什維克黨
8.
追蹤會后各項決議的行動和結果
.有效會議八戒條
1.
不開沒有明確議題的會;
2.
不開有許多議題的會;
3.
不開沒有準備的會;
4.
不開可開可不開的會;
5.
不要無關的人參加;
6.
不要作離題的發言;
7.
不要作重復性的發言;
8.
不要馬拉松式會議--議而不決

.有效會議的三大階段
一般會議階段劃分
(一)會議前計劃
特別應該注意以下六個方面---遵從5W1H原則:
會議日程安排
游戲:5W1H準備-每人寫四張紙條
(二)會議中-開始、擴展、達成、總結
1.
會議的開端
2.
開場白
3.
規范議程
4.
議題的展開
5.
擴展/回收
6.
達成決議的標志
7.
如何達成決議
8.
會議的總結
9.
形成會議紀要
行動計劃-目標計劃單
(三)會議后追蹤
會議追蹤主要有以下事項
結束語:我們的努力方向桑塔納和奔馳

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